Konvertering uten uttrekk

Ved en overgang fra eksisterende biblioteksystem til Bibliofil er det vanlig at vi får ett eller to komplette uttrekk av data fra det gamle biblioteksystemet. Uttrekket inneholder alt av poster, eksemplarer, lånere, utlån, statistikk mm. Dataene overføres og tilpasses Bibliofil, og alle opplysninger videreføres. Datatuttrekk må bestilles fra eksisterende systemleverandør noe som medfører en kostnad for biblioteket, samt at overgangsprosessen avhenger av når leverandøren kan foreta uttrekket.

Siden Mikromarc er i ferd med å fases ut har vi fått mange henvendelser fra bibliotek som bruker dette systemet. Mange av disse er skolebibliotek. Alle skolebibliotekene i Molde kommune går over til Bibliofil i disse dager og de ansvarlige i Molde tipset oss om at man i Mikromarc har muligheten til å hente ut informasjon om katalogposter og eksemplarer selv. Denne informasjonen legges så inn i Bibliofil. Dette gjør at vi kan styre deler av prosessen mer selv, og kunden slipper utgiften til uttrekk fra eksisterende leverandør. 

Dette er imidlertid ikke et fullgodt uttrekk, men for mange bibliotek, spesielt skolebibliotek – er dette godt nok. Med et slik uttrekk får vi med informasjon om poster og eksemplarer, men ikke eksemplarstatuser eller informasjon om lånere. Statistikk er naturlig nok heller ikke med. 

Vår anbefaling er at vi merker alle eksemplarene, med en egen status (X). Så leverer man inn eksemplarene man vil beholde, og drifter ellers biblioteket som normalt. Når dette er gjort kan vi slette eksemplarer som fortsatt har status X. Da får man gjort en god opprydning i basen. Lånere kan legges inn i Bibliofil via klasselister som man henter ut fra skoleadministrativt system.

Vi har flere skoler som har valgt å gå for denne løsningen, som er en rimeligere og mer forutsigbar vei inn til Bibliofil.