Nye hentehyller gir enklere logistikk og mindre papirbruk
Tekst og foto: Linda Cathrine Rossheim Solheim og Ole Kristian Rype, Askerbibliotekene
Fra tidkrevende rutiner til smartere løsninger
Askerbibliotekene ønsket å forbedre rutinene rundt bøker som settes ut til avhenting. Den tidligere ordningen krevde mye tid til forskyving av bøker på hyllene og omfattende rydding. Samtidig opplevde både ansatte og lånere utfordringer med å finne fram, og det forekom feil som førte til at lånere fikk med seg feil bøker hjem.
Et annet viktig mål var å redusere papirforbruket ved å kutte ned på bruken av reserveringskvitteringer.
Et samarbeid med Bibliotek-Systemer
For å finne en bedre løsning startet vi med å skissere hvordan vi ønsket at et nytt system skulle fungere. Deretter tok vi kontakt med Bibliotek-Systemer for å undersøke om dette var noe de ønsket å utvikle sammen med oss.
Gjennom flere konstruktive møter ble det tydelig at ideen hadde potensial, ikke bare for Askerbibliotekene, men også for andre bibliotek. Vi valgte derfor å gå videre med prosjektet.
Etter flere arbeidsmøter og en omfattende utviklingsperiode hos Bibliotek-Systemer, var vi klare til å teste den nye løsningen. Testfasen innebar både prøving og feiling, tett dialog og enkelte frustrasjoner underveis. Etter hvert landet vi imidlertid på et produkt som fungerte godt i praksis og kunne settes i ordinær drift.
Slik fungerer systemet
De fleste bøker skannes ved hentehyllene ved hjelp av NFC-leser på mobiltelefon. Systemet bestemmer deretter automatisk hvilken hylle boken skal plasseres på.
Løsningen har til enhver tid oversikt over hvor mange hyller som er tilgjengelige, og hvor mange bøker som står på hver enkelt hylle. Alt administreres gjennom Bibliofil, der ansatte enkelt kan legge til eller fjerne hyller etter behov. Det er også mulig å definere spesialhyller, for eksempel for kvart- og foliobøker.
I tillegg er det utviklet et eget system for rydding av hentehyllene. Ved hjelp av ulike parametere kan vi generere dynamiske rapporter og plukklister over bøker som har stått for lenge uten å bli hentet. Rapportene leses på nettbrett eller iPad, og bøker som ikke lar seg finne kan merkes med en egen status. Dette gir god oversikt over materiale som er på avveie.
Gevinster for både publikum og ansatte
Det viktigste resultatet er at systemet er blitt betydelig enklere for publikum å bruke. Samtidig er papirforbruket redusert betraktelig, og de ansatte bruker mindre tid på fysisk krevende arbeid og rydding.
Løsningen har gjort hentehyllene enklere å holde i orden, samtidig som den er fleksibel og kan tilpasses nye behov over tid. Askerbibliotekene består av avdelinger i ulik størrelse, og systemet fungerer godt både ved de mindre bibliotekene og ved hovedbiblioteket.
Erfaringene så langt viser at alle bibliotek kan ha nytte av løsningen, men gevinstene er størst for de større bibliotekene med høy aktivitet og mange reserveringer.
Kort oppsummert
- Enklere å finne fram for publikum
- Betydelig redusert papirbruk
- Mindre tidsbruk på rydding og omorganisering
- Bedre oversikt over reserverte bøker
- Fleksibelt system som kan tilpasses lokale behov
- Størst gevinst for bibliotek med høy utlåns- og reservasjonsaktivitet
