Kapittel 12. Ofte stilte spørsmål (FAQ)

1. Spørsmål og svar
1. Kan jeg slippe å autorisere navn og emneord når jeg lagrer nye katalogposter? Det tar tid jeg gjerne ville brukt på andre ting!
2. Kan man se hva hele klassen har lånt?
3. Hvordan purrer man en hel klasse?
4. Kan vi få en liste over alle forfalte lån i en klasse uten å purre den enkelte?
5. I løpet av et skoleår kommer det alltid nye elever som får et lånenummer mye høyere enn resten av klassen. Kan vi få skrevet ut en liste over alle lånenummerne i f. eks 4A? ( Noen på 230-240+ to med 600)?
6. "Kan jeg låne den etter Hedvig!". Hvordan reserverer vi enklest?
7. Hvordan/ hvor kan jeg få ut oversikt over hvor mange bøker en lånekategori har lånt i en periode?
8. Klassesett? Hvordan behandler vi det?
9. Bør vi opprette en ny katalogpost når en bok kommer ut i ny utgave?
10. Skulebiblioteket på XXX ungdomsskule har lagt inn 80 bærbare pc-ar i Bibliofil. Desse vert lånt ut til elevane. Til nå har dette foregått manuelt ved at elevane leverer inn skulekortet sitt når dei låner ein pc og får det tilbake når dei leverer inn. Då skulen nå snart frå dobla antall elevmaskinar vert den vesle tidsressursen skulebibliotekaren har, brukt til å sitja å låne ut og ta imot maskinar. Ho vil gjerne at elevane skal gjere dette sjølv i elevutlån.

1. Spørsmål og svar

1. Kan jeg slippe å autorisere navn og emneord når jeg lagrer nye katalogposter? Det tar tid jeg gjerne ville brukt på andre ting!
2. Kan man se hva hele klassen har lånt?
3. Hvordan purrer man en hel klasse?
4. Kan vi få en liste over alle forfalte lån i en klasse uten å purre den enkelte?
5. I løpet av et skoleår kommer det alltid nye elever som får et lånenummer mye høyere enn resten av klassen. Kan vi få skrevet ut en liste over alle lånenummerne i f. eks 4A? ( Noen på 230-240+ to med 600)?
6. "Kan jeg låne den etter Hedvig!". Hvordan reserverer vi enklest?
7. Hvordan/ hvor kan jeg få ut oversikt over hvor mange bøker en lånekategori har lånt i en periode?
8. Klassesett? Hvordan behandler vi det?
9. Bør vi opprette en ny katalogpost når en bok kommer ut i ny utgave?
10. Skulebiblioteket på XXX ungdomsskule har lagt inn 80 bærbare pc-ar i Bibliofil. Desse vert lånt ut til elevane. Til nå har dette foregått manuelt ved at elevane leverer inn skulekortet sitt når dei låner ein pc og får det tilbake når dei leverer inn. Då skulen nå snart frå dobla antall elevmaskinar vert den vesle tidsressursen skulebibliotekaren har, brukt til å sitja å låne ut og ta imot maskinar. Ho vil gjerne at elevane skal gjere dette sjølv i elevutlån.

1.

Kan jeg slippe å autorisere navn og emneord når jeg lagrer nye katalogposter? Det tar tid jeg gjerne ville brukt på andre ting!

Ja, det er mulig. Vi kaller det Automatisk autorisering. I innstillingene for katalogmodulen, fane Katalog/Søk, under rubrikken Tilgang, finnes en mulighet til å hake av for Automatisk autorisering. Man må være systemadministrator (eller kjenne til passordet for administrator (root)) siden dette ikke kan lagres av den enkelte bruker.

2.

Kan man se hva hele klassen har lånt?

Klikk på ikonet (Skolejobber) i TkUtlån og velg Skriv ut liste over utlånte bøker (under kategorien Diverse).

Listen kan avgrenses utifra:

  • Valg av lånekategori/klasse. Klikk på ønsket kategori/klasse.

  • Lån foretatt før en bestemt dato. Skriv inn en dato eller trykk Enter.

  • CCL-søk (f.eks ff=ee hvis man bare skal ha med DVD-er). Trykk Enter for å gå videre.

Utskrift eller endringer gjøres fra dette vinduet:

3.

Hvordan purrer man en hel klasse?

Dette gjøres når hver enkelt elev skal ha et purrebrev. Materialet blir merket som forfalt i basen. Hvis man vil en rapport over alle forfalte bøker i en klasse se spørsmålet under.

Listen over jobber i Skolejobber inneholder en mulighet til å purre kategorier/klasser: Skrive purringer for gruppe/klasse, ett ark pr. låner.

Velg klasse fra listen over Gruppe/Klasse og trykk Start jobben for å skrive ut purringene.

4.

Kan vi få en liste over alle forfalte lån i en klasse uten å purre den enkelte?

I motsetning til spørsmålet over hvor lån blir merket som purret, er dette en rapport som gir en oversikt over hva som har forfalt.

Velg rapporten Gruppe/klassevis forfallsrapport. Velg ønsket gruppe/klasse (eller lånekategori) og trykk Enter.

Rapporten viser en oversikt over alle lån pr. klasse/kategori sortert på elev. Det kommer en side pr. klasse/kategori.

5.

I løpet av et skoleår kommer det alltid nye elever som får et lånenummer mye høyere enn resten av klassen. Kan vi få skrevet ut en liste over alle lånenummerne i f. eks 4A? ( Noen på 230-240+ to med 600)?

Start jobben Liste over lånere i en klasse i Skolejobber. Velg 4A i listen over Lånekategorier som kommer opp.

6.

"Kan jeg låne den etter Hedvig!". Hvordan reserverer vi enklest?

I Søk:

  • Skan inn strekkoden i søkefeltet

  • Trykk Enter for å søke opp boken

  • Trykk Enter for å vise katalogposten

  • Trykk Ctrl-R for å åpne reserveringsdialogen

  • Slå opp lånernummer/navn

  • Trykk på Reserver-knappen nederst til venstre

I Utlån:

Høyreklikk på en utlånt tittel og velg Slå opp i Søk. Reserveringen gjøres som i oppskriften over.

Aktivt lånernummer sendes over til søkeprogrammet. Det gjør at ved reservering vil søkeprogrammet foreslå låneren fra utlånsprogrammet.

7.

Hvordan/ hvor kan jeg få ut oversikt over hvor mange bøker en lånekategori har lånt i en periode?

Dette er en jobb for statistikkmodulen. Klikk på ikonet , Under fanekortet Webbasert klikk på Utlånsstatistikk.

Programmet åpner siden Utlånsstatistikk for XXX skolebibliotek i en nettleser på pc'en. Klikk på linken Gå til detaljert utvalg for statistikk et stykke nede på siden.

I den nye siden fyller du ut Datofeltene Fra og Til. Legg merke til at datoer må skrive på formen dd/mm/åååå, f.eks: 1/1/2003.

Gå ned til Presentasjon og Sorteringsrekkefølge for kolonnene. Klikk på pilen til høyre i kolonne 1 og velg Lånekategori fra listen over måter å presentere statistikk på:

Klikk på Generer statistikk til skjerm. Etter litt tid vil en ny side som inneholder den ønskede statistikken komme opp.

8.

Klassesett? Hvordan behandler vi det?

Klassesett særbehandles når eksemplarer legges inn i katalogprogrammet og når det lånes ut i utlånsprogrammet:

Klassesett i eksemplarpåføring

Klassesett kan legges inn som klassesett hvor hele settet legges inn som et enkelteksemplar, eller hvert enkelt eksemplar i settet kan legges inn som enkelteksemplarer (man kan angi i note at eksemplaret tilhører et klassesett).

I eksemplarpåføringen i katalog kan man velge Eksemplartype (1 i skjermbildet under)

  • Enkel er standardverdi, brukes når hvert eksemplar i settet skal ha egen strekkode.

  • Klassesett velges når når settet skal ha strekkode.

Når man har krysset av for eksemplartype Klassesett fylles feltet Ant. i kl.sett ut med antall eksemplarer settet inneholder (2 i skjermbildet under)

Eksemplarpåføringsvinduet ser slik ut når klassesettet er lagret:

  1. Valg av eksemplartype.

  2. Antall eksemplarer i klassesettet.

  3. Kolonnen Kl.sett viser antall eksemplarer i settet.

Klassesett i utlån

Settet er lagt inn som eksemplartype Klassesett, når strekkoden leses inn kommer et vindu opp:

Fyll ut antall eksemplarer som skal lånes ut (det er ikke gitt at alt i settet lånes ut) og navn på ansvarlig person.

Ved innlevering av klassesettet kommer dette vinduet opp:

Marker hvilken låner som skal levere inn ved å dobbeltklikke på en linje, juster evt antallet som skal leveres i telleren nederst og klikk på Ok. Merk at man dobbeltklikke på låneren for å få levert inn!

Som det går fram av eksemplene over vil forskjellige lånere kunne låne av det samme klassesettet, og man må også angi hvor mange eksemplarer som blir tilbakelevert.

Klassesett purres i vanlig purrerutine, men kan tas ut separat. Det er også mulig å purre delvis innleverte klassesett.

I Søk er det mulig å reservere et antall eksemplarer (kommandoen res ant). Eksemplarer i klassesett regnes med i totaltallet tilgjengelig eksemplarer. Dvs at selv om bestanden viser 2 eksemplarer, kan man legge inn reservering på 21, hvis det ene eksemplaret er et klassesett med 20.

9.

Bør vi opprette en ny katalogpost når en bok kommer ut i ny utgave?

Dette er en vurderingssak, men i de aller fleste tilfeller kan spørsmålet besvares med et Nei, dvs bruk en allerede eksisterende katalogpost hvis det finnes.

En av våre største folkebibliotek bruker følgende rutiner for å avgjøre om det er nødvendig med ny katalogpost:

Når ulike utgaver av samme verk ansees å være like egnet til 
å tilfredsstille brukerens behov, velger vi å knytte alle 
eksemplarer til samme katalogpost. Dette gjelder mesteparten 
av skjønnlitteraturen som er utgitt etter 1945.

Når det gjelder faglitteratur vil endret sidetall føre til 
opprettelse av ny bibliografisk post. (NB! Unntatt enkelte 
serier av reisehåndbøker o.l., som ofte oppdateres uten at 
sidetallet endres.)

Den nye utgaven maa imidlertid ikke avvike fra beskrivelsen 
i den bibliografiske posten på følgende punkter:

Illustratør, oversetter, forfatter av forord, rettskrivnings-
norm, skriftstørrelse (forlagsdefinert storskrift), format 
(kvart/oktav).
			

Kilde: epostlisten Forum

10.

Skulebiblioteket på XXX ungdomsskule har lagt inn 80 bærbare pc-ar i Bibliofil. Desse vert lånt ut til elevane. Til nå har dette foregått manuelt ved at elevane leverer inn skulekortet sitt når dei låner ein pc og får det tilbake når dei leverer inn. Då skulen nå snart frå dobla antall elevmaskinar vert den vesle tidsressursen skulebibliotekaren har, brukt til å sitja å låne ut og ta imot maskinar. Ho vil gjerne at elevane skal gjere dette sjølv i elevutlån.

Det som har stoppa dette til no er kontrollfunksjonen. Når elevane leverer inn maskinane manuelt til bibliotekaren har ho mulighet til å sjekke om dei er i orden før dei går vidare til neste lånar. Det ho etterlyser er ein mulighet til å gå tilbake i historikken til desse maskinane for å finne forrige lånar dersom noko er galt. Noko ala exlogg med namn? Desse opplysningane har ein vel i utgangspunktet ikkje lov til å oppbevare, men finnes det likevel ein mulighet for å få det til for akkurat desse maskinane? Går ut frå at dei er lagt inn som realia. Elevane vil då bli informert på forhånd om at opplysningar om lånet deira vert lagra.

Vi har laget en løsning som baserer seg på at man kan ta vare på utlånshistorikk for én bestemt dokumenttype. (Man kan velge å opprette en egen dokumenttype for pc-er, f.eks pc, eller bruke dokumenttypen for Realia - h. Det siste er vel mest naturlig selv om det kan føre til at man også tar vare på historikk for annet enn pc-er...)

Når dette er skrudd på ( gjøres av Bibliotek-Systemer As) vil utlånshistorikk bli tatt vare på. V.h.a. kommandoen behist i Søkemodulen kan man se hvem som har hatt pc-en tidligere:

1 -> ff=h
1	    4 titler med ff=pc                              (Fysisk form/FF)
	2: Tilsammen 4 treff

3 -> 
  1                HIKT 4224 <realia>                            [1/1:0]
  2                HIKT 4225 <realia>                            [1/1:0]
  3                HIKT 4226 <realia>                            [1/1:0]
  4                HIKT 4230 <realia>                            [1/1:0]
	--- Siste post ---

3 -> 
HIKT 4224 <realia> : PC- 2 - 10. trinn


                                                                 0004448
Antall eksemplar: [1/1]
	--- mer (1 av 4) ---
3 -> behist
Utlånshistorikk for PC1*:
Utlånt til                        Fra         Til       
---------------------------------------------------------
373 Ola                           26/09/2011  26/09/2011 
846 Per                           24/10/2011  24/10/2011 
804 Åse                           24/10/2011  24/10/2011 
833 May                           25/10/2011  25/10/2011 

* betegnelsen (PC1) tas fra eksemplarets Note-felt.